Интеграция системы EAM с ERP имеет смысл, но сделать это непросто

Интеграция систем EAM и ERP помогает организациям использовать свои физические и финансовые активы, но им необходимо решать проблемы, чтобы заставить системы работать вместе.

Компания, которая зависит от своих активов, нужна ERP-система , а также EAM-система . Системы ERP лучше всего подходят для управления финансами, тогда как система EAM управляет физическими активами.

Эффективная интеграция этих систем позволяет организациям более широко использовать свои возможности управления активами и улучшать свои финансовые результаты. Однако, по мнению экспертов, при реализации этой стратегии компании сталкиваются с рядом проблем.

Новые системы EAM отлично подходят для старых ERP

Одна из проблем заключается в том, что многие компании уже имеют устаревшие системы ERP, а продукты для управления активами предприятия (EAM) новее. Следовательно, этим предприятиям может быть сложно перейти на полностью новые системы ERP, в которые встроены компоненты EAM. Многим компаниям также проще сохранить свои существующие системы ERP и интегрировать с ними новое программное обеспечение EAM.

Этим организациям необходимо либо создавать собственные решения, либо нанимать системных интеграторов или других поставщиков услуг для внедрения системы EAM, которая работает с их существующими системами ERP.

Если компания внедряет новую систему ERP, то, конечно, компоненты EAM должны быть интегрированы с ней, но часто развертывание происходит с нуля. Самая большая проблема, с которой сталкиваются предприятия - это масштабируемость. Система может отлично работать с несколькими десятками устройств, но как только необходимо подключить сотни или тысячи устройств, решение может зависать.

Смотрим поперек, а не вниз

Когда дело доходит до интеграции систем EAM и ERP, компании часто смотрят вниз, вместо того, чтобы смотреть сквозь них. Это означает, что они думают о EAM и ERP как об отдельных системах, а не рассматривают всю организацию и видят, что они работают в сотрудничестве друг с другом как партнеры.

• Некоторые компании считают, что EAM должна быть частью решения ERP и иметь связанный с ним модуль, когда они занимаются финансами.
• Задача состоит в том, чтобы заставить их работать вместе, если они обе автономны.

Мы можем создать API, но в большинстве случаев мы создаем репозиторий с помощью отчетов для соединения двух систем. Это через отдельную базу данных, куда мы можем поместить информацию, почти как в хранилище данных, где мы можем извлечь ее и предоставить им отчеты, чтобы системы могли помочь изменить у сотрудников представление о бизнесе.

Сосредоточьтесь на двух основных функциональных областях для интеграции

Есть две функциональные области, которые люди объединяют между EAM и ERP.

Одна область связана с закупкой и управлением запасами запчастей. Большинство компаний хотят, чтобы все закупки и управление запасами выполнялись в их системах ERP, и используют их системы EAM в основном для планирования технических специалистов, отслеживания работы и установки приоритетов для рабочих заданий и других подобных задач.

Другая область - это финансы в целом, то есть распределение затрат на техническое обслуживание или крупные проекты модернизации, которые следует капитализировать, а не относить на расходы. Организациям не следует интегрировать управление закупками и запасами между двумя системами, потому что, способы оптимизации запасов в системах фундаментально различаются. Если компания поместит свои запасы в систему ERP, она «испортится» в плане искажений данных.

Компании часто убеждают своих поставщиков ERP поместить все запасы и закупки в приложение ERP, но это чрезвычайно сложно. Потому что, когда вы отправляете наряд на работу специалисту по техническому обслуживанию, у вас должны быть детали, которые соответствуют этому рабочему заданию. Итак, вам необходимо иметь запись в вашей системе EAM об уровне запасов.

Таким образом, одним из методов интеграции является перенос уровня запасов из системы ERP в систему EAM, когда техник израсходовал детали и нужно было закупить больше, поскольку в приложение ERP необходимо отправить какое-то сообщение для покупки большего количества деталей.

Обработка исключений - сложная задача

Это простой подход, но чрезвычайно сложным становится обработка исключений. Предположим, например, что полученные детали действительно являются неправильными деталями или имеют проблемы с качеством. Вы часто не знаете об этом, пока техник не приступит к их использованию, поэтому вы должны [выяснить], как эту проблему устранить, с помощью инвентаризации системы EAM и системы ERP, далее вернуть их поставщику. Это лишь одно из сотен возможных исключений, и компании в конечном итоге обрабатывают их вручную, что приводит к неточностям. По этой причине объединение управления запасами и закупок между EAM и ERP «очень проблематично», часто это не рекомендуется.

Сложной найти вескую бизнес-причину - например, экономию денег - для включения управления запасами и закупок в систему ERP.

С другой стороны, распределение затрат - это односторонняя транзакция с финансовой стороны, в отличие от управления запасами, которая является двусторонней транзакцией, предполагающей обмен данными между EAM и ERP.

Например, у компании так много затрат, которые прошли, и компания просто выполняет транзакцию в главной бухгалтерской книге в конце месяца или в конце квартала, далее просто переносятся затраты - в этом нет ничего плохого, и имеет смысл делать это автоматически между ERP и EAM через API.

Системные интеграторы спешат на помощь

Если предприятия не могут выполнить интеграцию самостоятельно, некоторые компании обращаются к системным интеграторам для решения проблем, связанных с подключением своих систем EAM и ERP.

Например, системный интегратор WSS & T использовал конкретную модель интеграции, чтобы помочь одному клиенту интегрировать большую ERP-систему от одного поставщика с такой же большой EAM-системой от другого бренда.

Команда WSS & T объединила функции управления активами и работой системы EAM с функциями управления материалами системы ERP, а также с главной бухгалтерской книгой и управлением персоналом. Данные о материалах, необходимых для поддержки управления работой, хранятся в основной записи материалов в системе ERP, и эта информация передается в систему EAM. В систему EAM также передавалась информация и о главной книге, которая велась в ERP, а также информация, связанная с наборами навыков, сертификатами и квалификацией сотрудников. Поэтому, когда у компании были конкретные рабочие задания, она следила за тем, чтобы у нее были необходимые навыки и чтобы сертификаты сотрудников были своевременными и действительными. Мы в WSS & T настроили логику таким образом, чтобы сотрудники предприятия клиента отправляли запросы на покупку в ERP обратно из системы EAM для обработки заказов на покупку. Когда заказ получен в системе ERP, данные отправляются в систему EAM для обновления рабочего задания, чтобы сообщить, что деталь прибыла, и специалист может приступать и делать запланированную работу.

Сопоставьте правильные атрибуты между системами ERP и EAM

Одна из проблем, с которыми мы в WSS & T столкнулись при этом, заключалась в том, чтобы обеспечить правильное сопоставление, чтобы правильные атрибуты из системы EAM передавались в систему ERP и наоборот. И еще одной проблемой была масштабируемость.

Если вы создаете интерфейсы в реальном времени, вы можете передавать информацию много раз в один и тот же день. Или, если вы делаете пакетные интерфейсы, у вас могут быть очень большие пакетные файлы, перемещающиеся туда и обратно. Поэтому очень важно убедиться, что интерфейсы масштабируемы и установлены правильные триггеры.

Иногда интерфейс будет выполняться, если вы измените статус, а в других случаях интерфейс будет выполняться в хронологическом порядке, например, в определенное время дня. Иногда вам также необходимо встроить некоторые ловушки или фильтры, чтобы убедиться, что вы не отправляете повторяющиеся записи. Это были проблемы, с которыми мы столкнулись при создании этой модели интеграции, и у нас были аналогичные проблемы при взаимодействии одной и той же системы EAM с другой ERP системой для аналогичного клиента.

Читайте анонсы наших статей:

Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q