Сравнение систем класса BPM и ERP — возможности их интеграции

Сравнение программного обеспечения BPM и ERP похоже на сопоставление двух музыкальных исполнителей из разных жанров. Эти решения имеют схожую цель, но предлагают разные подходы для достижения этой цели. Несмотря на одинаковые намерения, эти решения не являются взаимозаменяемыми.

Сравнение BPM с ERP продемонстрирует критические различия. Важно понимать роль каждой из них, чтобы вы могли решить, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.

В этой статье мы разбираем BPM и ERP, рассматривая их функции, преимущества, то, как они работают вместе, и выбираем лучшее решение.

Планирование ресурсов предприятия (ERP - Enterprise Resource Planning) — это тип программного обеспечения, которое предоставляет пользователям доступ к многочисленным возможностям отдела. Эти модули обслуживают несколько отделов предприятий, таких как управление персоналом, бухгалтерский учет, управление запасами, производство, управление жизненным циклом продукта (PLM) и многое другое. Основной целью ERP-системы является хранение и извлечение данных из общей базы данных, что обеспечивает единый источник достоверной информации.

Такая централизация позволяет всем сотрудникам работать с одним и тем же набором данных. Компаниям больше не нужно терять время, пока разные отделы работают с устаревшими уровнями запасов или бухгалтерскими книгами. ERP-система предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы все были в курсе текущих событий.

ERP обеспечивают и другие преимущества, такие как:

• Сокращение затрат и времени за счет повышения производительности.
• Мониторинг и повышение удовлетворенности клиентов.
• Контроль всех звеньев цепочки поставок.
• Сбор данных бизнес-аналитики (BI) для принятия более обоснованных бизнес-решений.
• Проверка соответствия вашей компании всем стандартам и региональным требованиям (например: FDA, ISO и т.д.).
• Предлагает масштабируемость по мере увеличения или уменьшения размера вашего бизнеса.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM - Business Process Management) — представляет собой решение, состоящее из различных стратегий и методов автоматизации рабочих процессов. Эта система предлагает инструменты моделирования процессов для разработки и редактирования рабочих процессов. Моделирование процессов позволяет добавлять описания, чтобы информировать других о том, что происходит во время рабочих процессов.

Эта функция помогает включать инструкции для конкретных задач. Эти инструкции могут иметь строгие правила или гибкие рекомендации. Моделирование процессов также включает объяснения рабочих процессов для обоснования заданий. Вы также можете объяснить, как выполнять определенные обязанности.

Другие функции программного обеспечения BPM включают в себя:

• Отчеты и аналитика в режиме реального времени
• Масштабируемость
• Мобильность
• Управление знаниями
• Управление соответствием
• Интеграции

Как и ERP, BPM предлагает несколько преимуществ, в том числе:

• Повышение производительности за счет выявления и устранения узких мест в производстве.
• Обеспечение выполнения всех требований.
• Управление доступностью и защитой данных.
• Упрощение внутреннего и внешнего сотрудничества.

ERP — это модули и функции

Если вы думаете, что определение BPM все еще очень похоже на ERP, вы не ошибаетесь.

Система ERP сосредоточена на различных бизнес-функциях и модулях. ERP также может отслеживать данные модуля. Это решение отслеживает всё, от продаж до заработной платы сотрудников, обеспечивая при этом свободный обмен информацией между модулями.

Но допустим, вам нужно программное обеспечение для управления одним конкретным рабочим процессом HR. Поставщик ERP может предоставить только весь модуль HR, что может быть дорогостоящим, если вы не используете все доступные функции. Система BPM позволяет вашему бизнесу управлять этим рабочим процессом с уровнем настройки, которого нет в системах ERP.

Управление процессами ERP существует, но ERP не всегда предоставляет те же детализированные данные, что и система BPM. Оба типа программного обеспечения используют инструменты BI, но различаются по объему их анализа.

Оба обеспечивают бизнес-аналитику

Обе системы предоставляют аналитику с использованием ваших KPI и настраиваемых отчетов. Однако BPM может отслеживать эффективность конкретных процессов. Возможности бизнес-аналитики BPM позволяют получить представление о времени выполнения процессов, состояниях и количестве открытых и закрытых процедур.

В этом сравнении ERP и BPM для хранения данных и прозрачности выигрывает ERP. Система хранит данные на центральном сервере, позволяя различным отделам вводить данные, и все они хранятся в одном месте. Эта централизация показывает, как компания и ее функции сотрудничают.

ERP дает пользователям целостное представление, которое не может предложить BPM. Система также хранит гораздо больше данных, что позволяет проводить обширный анализ всех бизнес-функций, показывая, как они взаимосвязаны. Это решение обеспечивает почти бесконечное количество функций и требований, которые могут быть расширены.

Можно ли использовать их вместе?

Короткий ответ: да; вы можете использовать эти системы как совместное решение BPM + ERP.

Большая часть путаницы, связанной с BPM и ERP, связана с тем, что в некоторых случаях они выполняют одну и ту же работу, когда используются по отдельности. Интересно, что различия между двумя системами лучше всего видны при их совместном использовании в качестве решения для бизнес-процессов ERP.

Как правило, BPM интегрируется в более обширную систему ERP, чтобы управлять тем, что ERP не может. Этот пробел может привести к многочисленным неэффективностям компании и утомительным обходным путям по мере их устранения.

Расширенный анализ BPM укрепляет процесс, позволяя более обширной ERP выполнять более общие бизнес-функции. При правильной интеграции они могут дополнять друг друга. Вы можете иметь автоматизированное управление процессами, которое отслеживает использование ресурсов и назначает задачи, а также централизованное хранение данных и совместную работу.

Выбор правильного программного обеспечения

Независимо от того, выбираете ли вы BPM, ERP, систему бизнес-процессов ERP или любое другое программное обеспечение, вам нужна стратегия. Во-первых, мы должны учитывать факторы, влияющие на общую стоимость владения (TCO - Total cost of ownership).

Соображения стоимости

Насколько велика ваша компания?

У вас организация из списка Fortune 500 или 1000, местный семейный магазин или что-то среднее? Планируете ли вы расширяться или сокращаться в ближайшие пять-десять лет? Большинство бизнес-программ масштабируются по мере добавления новых сотрудников, оборудования и других активов. Когда вы начинаете бизнес в своем подвале, вы не хотите покупать платформу корпоративного уровня с множеством функций.

Размер в данном случае имеет значение.

Сколько вы готовы потратить?

Стоимость ERP и другого программного обеспечения для бизнеса может варьироваться от 10000 до 10 000 000 долларов США в зависимости от поставщика. Заблаговременное определение бюджета поможет вам узнать, какие функции вам нужны, необходимый вариант развертывания и какую рентабельность инвестиций вы хотите получить .

Думайте о программном обеспечении для бизнеса как о покупке автомобиля, дома или бытовой техники. Конечно, цена ПО высока, но установление разумного бюджета и плана финансирования может гарантировать, что вы покупаете то, что вам нужно, и что это стоит каждой копейки.

Какой вариант развертывания лучше?

Вам нужно облако, локально или их гибрид? Каждый из них имеет свои плюсы и минусы и сильно влияет на вашу совокупную стоимость владения.

Облачные решения, которые обычно работают с подписками, позволяют запускать решение через сторонний сервер поставщика. Иначе говоря, вы можете получить доступ к решению на любом устройстве через Интернет. Этот вариант может работать, если у вас есть несколько региональных или международных компаний, за которыми вам нужно внимательно следить.

Кроме того, если вам нужно бежать на конференции или специальные встречи, вы можете отслеживать данные на ходу, а не ждать возвращения в офис.

Локальные решения стоят дороже и работают на серверах и оборудовании вашей компании. Вы отвечаете за техническое обслуживание и обновления. Некоторые локальные поставщики предлагают пакеты поддержки клиентов, которые помогут вам в случае возникновения проблем. Этот вариант развертывания идеален, если у вас есть несколько офисов компании и вы не много путешествуете.

Гибридный вариант объединяет характеристики как облачного, так и локального развертывания. Вам придется обсудить сборы, возможности и многое другое с поставщиками.

Вам нужны надстройки или новое решение?

Когда ваша компьютерная мышь перестает работать, вы покупаете новый ноутбук или новую мышь? Примените этот принцип к своему бизнес-программному обеспечению. Если у вас есть BPM или ERP, которые управляют бухгалтерским учетом, CRM и BI, но вам нужны инструменты управления цепочками поставок (SCM) , вы можете просто найти поставщика SCM и спросить, может ли его функции интегрироваться с вашей текущей системой.

Бережливый выбор упрощает процесс выбора программного обеспечения

После рассмотрения стоимостных факторов пришло время обсудить стратегию выбора программного обеспечения.

Девятиэтапная методология, предлагает подробный план действий по поиску подходящего программного обеспечения для любой компании или отрасли. Вот краткое изложение этой техники:

1. Установите: поймите, зачем вам нужна новая BPM - ERP или автономная система. У вас возникли проблемы с оптимизацией рабочих процессов, сотрудничеством с другими отделами или хранением информации?
2. Сотрудничество: создайте комитет по отбору программного обеспечения, состоящий из внутренних и внешних заинтересованных сторон, руководителей отделов, конечных пользователей, ИТ-отдела и других специалистов для проведения углубленного анализа.
3. Определите: сотрудничайте со своей командой по выбору программного обеспечения, чтобы определить идеальные требования и модули.
4. Распространение: сравните поставщиков с вашим списком требований и выберите потенциальных поставщиков.
5. Обоснование: Спросите себя и свою команду: нужно ли вам новое программное обеспечение, дополнительные инструменты или остановить процесс выбора программного обеспечения?
6. Докажите: сядьте с потенциальными поставщиками программного обеспечения и попросите продемонстрировать их функции с помощью стандартных демонстраций, вариантов использования или доказательств концепции (PoC - Proof of concept). Оценка производительности программных функций.
7. Ранг: классифицируйте не менее двух-трех потенциальных программ на основе демонстрационных оценок и совокупной стоимости владения.
8. Переговоры: ведите переговоры и торгуйтесь с поставщиком номер один по условиям и контрактам. При необходимости обратитесь за профессиональной юридической консультацией. Если вы не можете достичь компромисса с одним поставщиком, повторите этот шаг с другими поставщиками программного обеспечения.
9. Подпись: подпишите с вашим провайдером и установить стратегию реализации.

В последние несколько лет в мире BPM было много разговоров о том, какое место BPM занимает в ERP-системах. Некоторым это может показаться очевидным, но большинство крупных компаний после внедрения «большой ERP» часто предпочитают изменить свой рабочий процесс, чтобы приспособиться к строгой и негибкой системе ERP, вместо того, чтобы найти инструмент, который бы лучше соответствовал их потребностям. Здесь есть важный момент: если вы используете простой инструмент ERP, такой как Oracle или SAP, без особой настройки, вы, вероятно, действуете и говорите точно так же, как ваш конкурент. Как вы выделяетесь?

Билл Суонтон, вице-президент и выдающийся аналитик Gartner, наиболее красноречиво описал проблему отказа от BPM в организации и сосредоточения внимания на ИТ-ориентированном подходе с ERP. ERP может быть достаточно на начальных этапах развития вашей компании, но как только вы достигнете определенной точки — зрелости — вы можете обнаружить, что вами управляет программное обеспечение, а не использование программного обеспечения в качестве инструмента. После того, как вы разрастётесь как компания и найдете свое конкурентное преимущество, вам может понадобиться разработать рабочий процесс для удовлетворения ваших уникальных потребностей. Со временем вы можете понять, что ваша компания сосредоточена на процессе ERP, а не на наиболее важных моментах, таких как транзакции. Использование BPM значительно увеличивает гибкость и эффективность вашей ERP.

Есть много внутренних преимуществ использования BPM, но вот некоторые из основных моментов:

• Использует формат, понятный бизнес-пользователям, а не только ИТ-специалистам;
• Обеспечивает более плавный переход к изменениям, особенно по сравнению с изменением процесса ERP;
• Обеспечивает лучшие стандарты для BPM, чем позволяет ERP;
• Захватывает больше процессов, чем предусмотрено в системе ERP;
• Способствует постоянному совершенствованию;
• Коммуникация и обучение значительно упрощаются для всех сотрудников;
• Снижает затраты на переход или изменение ERP по мере изменения вашего бизнеса.

Каждое из этих преимуществ — отличный повод интегрировать BPM в вашу компанию, но все вместе они еще более убедительны.

Конкурентное преимущество за счёт улучшения вашего бизнес-процесса

Успех с вашим программным обеспечением ERP — это больше, чем просто его правильное использование, это видимые и измеримые улучшения в вашей организации. Успех в бизнесе часто связан с отличием от конкурентов. Расширение вашей собственной технологической платформы может дать вам следующие преимущества в виде конкурентного преимущества:

• Более быстрое реагирование на возможности за счет повышения эффективности неавтоматизированных задач;
• Разработка управляемой модели эскалации, ускорение процесса эскалации;
• Более точный анализ рисков без замедления процесса. Улучшение процесса и устранение рисков может увеличить скорость вашего бизнес-процесса, и поэтому вы можете вести больше дел с теми же ресурсами.

Размещение инструмента управления бизнес-процессами поверх существующей ERP-системы может просто улучшить управление и эффективность вашей организации. Тем не менее, это должно быть сделано правильно с большим вниманием к деталям. Если вы хотите узнать больше о распределении BPM в вашей ERP-системе, свяжитесь с нами сегодня .

Если вы ищете решение, которое может управлять вашими бизнес-функциями в вашей компании, уделяя особое внимание хранению данных в общей базе данных, ERP — это система для вас. Если вы больше сосредоточены на конкретных процессах и оптимизации их полного потенциала, лучше подойдет программное обеспечение BPM. Вы также можете объединить эти решения для максимальной эффективности.

Мы надеемся, что наше сравнение BPM и ERP помогло вам определить, что вам нужно для вашего бизнеса.

Читайте анонсы наших статей:

Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q