Web Soft Shop & Technologies

info@websoftshop.ru

«WSS & T»

Какая информация требуется для получения КП?






 

Разработчик и интегратор систем автоматизации для бизнеса
Интеграция и разработка ИТ-систем по автоматизации бизнес-процессов на базе SAP - Oracle - IBM - Siemens - Apache - Web Soft Shop & Technologies
Автоматизация процессов
Внедрение систем: ERP, EAM, PLM, SCM, CRM, PIM, DAM, MDM, BPM, BI
Интеграция платформ через Apache Kafka - Synapse ESB
Разработка программных решений и мобильных приложений
Создание B2B | B2C | D2C | C2C проектов на CMS, Framework

План внедрения ERP: методология из основных шагов

Вначале, попробуйте убедительно ответить для себя на три развернутых вопроса.

  1. Вы планируете внедрение ERP-системы в свою компанию?
  2. Вы знаете, что внедрение ERP может быть трудным процессом?
  3. Вы знаете - что сбои при внедрении ERP - довольно распространенное дело, и для того, чтобы ваш проект по-настоящему заработал, вам понадобится многое спланировать - и вы конечно к этому готовы?

Процесс внедрения ERP системы

Процесс внедрения ERP включает в себя, вначале:

  • установку программного обеспечения;
  • настройку передачи всех данных в систему (в том числе финансовых, транзакционных);
  • настройки отображения процессов;
  • обучение сотрудников фактическому умению пользоваться программным обеспечением.

Чем точнее вы завершите каждый последующий процесс внедрения, тем вероятней вы достигните успеха в достижении цели систематизации с помощью ERP.

Итак, с чего лучше начать?

Вначале небольшая, но не менее ответственная рекомендация из следующих пунктов:

  • Следует создать план внедрения (и кто будет отвечать за него).
  • Оцените потенциал скрытых затрат на внедрение ERP (чем больше вы будете вносить изменения в период подготовки технического задания, тем вероятней вы снизите до минимум будущие «скрытые» или «дополнительные» затраты на внедрение ERP).
  • Составьте критерии успешности внедрения ERP, чтобы в итоге могли по нему оценить результативность всех работ.

Этапы комплексного внедрения ERP системы

(предварительно можно подготовить бизнес-концепцию с расчетами и схемами взаимодействия всех процессов в рамках ERP)

Создание проектной команды ERP

Подготовка плана управления изменениями ERP

Расчет бюджета внедрения ERP

Планируемая дата переноса данных в ERP

Планируемая дата обучения сотрудников работе в ERP

Действия в период запуска ERP

Оценки успешности внедрения ERP-проекта

1. Соберите проектную команду

Конечно, самостоятельно создать в рамках даже крупной компании специальный IT-отдел, куда бы вошли специалисты для внедрения ERP, процесс не быстрый. Мы в будущих статьях затронем эту тему и расскажем об особенностях создания собственной расширенной команды в рамках компании.

Но для начала вам понадобятся следующие «основные» участники.

  • Руководитель проекта: именно на руководителе проекта ложится самая сложная часть, по организации взаимодействия всех участников проекта, сбора нужной информации от отделов компании, разрешения спорных вопросов.
  • Аналитик: отвечает как за перенос и систематизацию данных, так и за логику процессов.
  • Разработчик: отвечает как раз за настройку системы (необязательно программировать).
  • Инженер по тестированию QA (Quality Assurance engineer): отвечает за тестирование системы, повышения производительности и уровня безопасности.
  • Руководители отделов компании.

Тем не менее, чтобы обеспечить максимально бесперебойное внедрение системы во все отделы компании и чтобы весь персонал понимал цель этого внедрения, вам понадобится еще несколько специалистов, как минимум на уровне консультантов.

Конечно, очень многое зависит от специфики деятельности компании, и от желания отделов компании обладать теми или иными функциями в ERP.

Но, несмотря на особенности вашей компании, можно с определенной долей уверенности утверждать, что часть людей со своими интересами будут присутствовать внедряемой ERP, а именно:

Отделы компании Функциональные интересы
Руководство Аналитика, отчетности, BI
Бухгалтерия Главная книга, счета, управление активами и денежными средствами
Инженера и персонал цеха PLM, планирование производства, документооборот, дизайн
Рабочие цеха Документооборот, инвентаризация, дизайн
Отдел продаж Прогнозирование, BI, функции CRM, интеграция с сайтом
Персонал склада Инвентаризация, WMS, SCM, интеграция мобильных устройств
  • Список может дополняться и детализироваться, но наглядно видно, что каждый Отдел, в компании включая персонал, заинтересован в наличии общих и специальных функций в ERP.

ВОПРОС

Стоит ли нанимать консультанта по внедрению ERP?

Краткий ответ: конечно да, если у вас нет собственного опыта, и конечно если вы можете себе это позволить. Опытный консультант по внедрению ERP не раз уже видел все это раньше и может обойти проблемные зоны до того, как они возникнут у вас при внедрении без консультанта.

Однако даже хороший консультант не заменит всех остальных людей, поэтому при должном уровне подготовки и знаний документации программы, можно обойтись и без него или можно обращаться за консультацией с периодичностью.

2. Создайте план управления изменениями внедрения ERP

На самом деле данный этап делится на две части.

В первой части, вы вероятней захотите спланировать внедрение ERP поэтапно и станете делегировать процесс внедрения программы команде в зависимости от опыта каждого из специалистов.

Прежде чем приступить к реализации проекта по внедрению ERP, вы должны обладать планом:

  • С прогнозом затрат на внедрение системы, для этого следует составить подробный бюджет
  • С графиком внедрения ERP (с допуском отклонений)
  • Спланировать подготовку данных для переноса в новую систему
  • Составить календарный план обучения персонала
  • Спланировать график и методы тестирования ERP, наметить дату запуска
  • Отслеживать и записывать в журнал событий любые отклонения в период начала промышленной эксплуатации ERP системы
  • Подготовить критерии оценки успеха проекта

Рекомендация

  • Можно использовать такие инструменты, как Trello, Google Sheets, Wrike отлично подходят для совместной работы над такими проектами, как внедрение ERP - просмотрите и выберите тот, который лучше всего соответствует стилю управления проектами вашей компании.

Во второй части, вам потребуется продумать, как поддерживать всю команду в процессе внедрения. Ведь практически любые существенные изменения в определенной степени нарушают работу процесса внедрения, но их можно свести к минимуму, если:

  • Всегда и точно фиксировать сбои программы.
  • Выделите достаточно времени для обучения всех подключаемых к ERP пользователей.
  • Учитывайте потребности основных заинтересованных сторон в работе ERP (в свою проектную команду по мере внедрения добавляйте заинтересованных лиц, вначале можно начинать с руководителей отделов).

3. Прогнозируйте затраты на внедрение ERP и составьте бюджет

Сколько стоит внедрение ERP?

- Конечно мы об этом напишем в отдельной публикации с ценами.

Это главный вопрос для руководителей компаний. Но если бы на это можно было легко ответить, было бы гораздо меньше внедрений ERP с завышенным бюджетом и гораздо больше людей добровольно взяли бы на себя управление проектами.

По нашим опросам, почти до 50% компаний ответили, что были завышения стоимости от Подрядчиков при внедрении ERP в сравнении с исходной оценкой.

  • Почти у 1/3 компаний, внедрение ERP обошлось на 35-40% дороже
  • Ещё 10-15% компаний столкнулись с превышением бюджета почти на 50%
  • И самое печальное, почти для 5% компаний, внедрение ERP превратилось в «бесконечные» затраты, где смета далеко шагнула за более 50% от первоначальной оценки

Это говорит о том, что в целом более половины компаний, при внедрении ERP сталкиваются с превышениями бюджета. Не лишним будет дополнить, что составление бюджета внедрения ERP - сравнимо «разминированием минного поля - голыми руками», поэтому необходимо очень осторожно, и взвешено подходить к оценке внедрения.

Тем не менее, есть некоторые затраты, которые можно определить с максимальной точностью. Считается, что отправной точкой стоимости комплексного внедрения ERP - является сумма равная 0,3-1% годовой валовой выручки предприятия.

Затем следует включить следующие факторы в бюджет внедрения, тем самым можно избежать скрытых затрат в будущем:

  • Может потребоваться апгрейд оборудования / сети: если вы внедряете локальную систему, то соответственно это будет дороже.
  • В случае если вы трудоустраиваете сотрудников, заложите, в том числе возможные сверхурочные.
  • Плата за обучение, настройку и консультации от поставщиков: если вы привлекаете поставщика, стоит перепроверять, включена ли в смету стоимость данных услуг (некоторые поставщики не указывают, чтобы казаться привлекательными в глазах клиентов).
  • Резервное копирование, хранение данных: часто данные затраты связаны с облачными версиями ERP, в то же время, перепроверяйте смету.

Итоговая стоимость будет зависеть от ряда факторов, начиная от размера бизнеса, технических требований, количества пользователей, интегрируемых систем. В тоже время, в среднем стоимость достигает $5,000 на 1-го пользователя, в эту стоимость входит: лицензия, внедрение, оборудование, интеграции, обучение и консультации.

Совет: с целью получения наиболее точных результатов вам следует также запланировать потерю производительности команды, потому что, как бы вы ни старались, вы не сможете работать с максимальной эффективностью в течение всего времени внедрения ERP.

4. Начните перенос данных

Вы спланировали максимально точно внедрение ERP вашей командой, теперь пришло время, приступить к фактическому процессу перевода компании на цифровую систему.

Миграция данных - является первым шагом - если вы сделаете это правильно, вы создадите прочную основу для продолжения процесса внедрения системы. Если сделайте это неправильно, то неизбежно выйдите за пределы своей сметы.

Аналитик на этом этапе должен возглавить данную работу, поскольку это в их компетенции. Будьте готовы помочь аналитикам:

  • В очистке и проверке данных
  • В настройке базы данных
  • В сопоставлении устаревших данных с новыми полями базы данных
  • В переносе данных в новую систему
  • В тестирование и проверке устаревших данных
  • В тестирование и проверке вводимых новых данных

5. Начните обучение пользователей работе в ERP

Ключом к успеху проекта внедрения ERP является принятие данного цифрового инструмента сотрудниками компании, поэтому подходящий план обучения сотрудников имеет важное значение для успеха всего мероприятия.

Есть разные способы обучения сотрудников; но большинство методов обучения можно разделить на методы «личного» и «электронного обучения»:

Метод обучения Плюсы Минусы
Лично Обеспечивает посещение всеми сотрудниками обязательных сессий Сложно координировать работу большого коллектива, особенно с вахтовым персоналом
Электронное обучение Легко настраивается под конкретные роли; легче координировать, чем личное обучение Поощрять сотрудников выполнять свою обычную работу может быть сложней

Независимо от того, какой метод обучения лучше всего подойдет для вашего персонала, большинство программ обучения включают такие разновидности как:

  • Ролевое обучение для оптимизации процесса и удержания сотрудников, подойдет для тех, кому не хватает рабочего времени
  • Стажеры во время обучения высказывают свое мнение и предложения (для команды внедрения - это соответствующий ориентир по настройкам модулей в ERP)
  • Постоянная связь стажеров с консультантами, что позволит быстрее адаптироваться сотрудникам к цифровой системе

Совет: определите в рамках коллектива перспективных, технически подкованных сотрудников для первоочередного обучения в качестве суперпользователей системы ERP. Они смогут решать проблемы пользователей более низкого уровня, тем самым не отвлекая внимание всей команды внедрения от текущих задач.

Для достижения наилучших результатов почему бы не попробовать геймифицировать часть тренировочного плана? Балльная система повысит вовлеченность сотрудников, а возможность соревноваться с коллегами будет мотивировать к учебе. Используйте и эту возможность в интересах своей компании!

Кроме того предусмотрите, небольшие льготы для всех, кто выполняет учебные задания вовремя (например: бесплатное питание, дополнительный время на обед), или может быть более существенные льготы для самых успешных стажеров (например: денежные бонусы, дополнительный дневной отпуск). Все это делается с целью сделать процесс обучения более привлекательным, для работающих и занятых сотрудников компании.

6. Планируйте и инициируйте свои действия в период запуска ERP

Этот день наступил!

Что необходимо запланировать:

  • Системное тестирование (до и после запуска)
  • Расписание персонала, включая необходимые сверхурочные (если имеются) или в случае когда привлекается временный/вахтовый персонал
  • Определение показателей с целью оценки проекта
  • Создание коммуникационной стратегии на случай простоя платформы
  • Проверка скорости и надежности сети
  • Процессы резервного копирования данных

Коммуникация имеет ключевое значение, как для всей вашей команды, так и при подключении новых сотрудников. Вам следует четко понимать и знать: кто на данный момент занят и чем, когда вам следует ожидать результатов работы, и в какие часы могут быть простои.

7. Оцените успех вашего проекта внедрения ERP

Чтобы получить более подробную информацию, вам следует использовать комбинацию следующих показателей:

  • ROI. Потраченные деньги на внедрение ERP начали окупаться?
  • Снижение человеческих ошибок: хорошо реализованная ERP должна уменьшить количество ошибок в информационных данных из-за автоматизации процессов. Если подготовленный вами план обучения сработал, сотрудники должны максимально использовать все основные функции системы.
  • Повышение уровня производительности: если это так, то это говорит само за себя. Достигли ли вы вместе с ERP именно того, чего намеревались сделать?
  • Повышение удовлетворенности клиентов: увеличилось ли время обработки заказов? Или вы быстрее обрабатываете заказы?

Мы подошли к концу нашего плана внедрения ERP. И последнее, учитывайте, что: все компании разные. Вы сможете настроить наш шаблон в соответствии с вашими потребностями, расписаниями и особенностями именно вашей организации с тем, чтобы добиться максимального результата от работы с ERP.

Удачного внедрения!

«Web Soft Shop & Technologies» предлагает комплексную - поэтапную интеграцию ERP системы, на базе - 1С, SAP, Oracle.

Читайте анонсы наших статей:

Задать Ваши вопросы вы можете нам в том числе на Yandex Q

Yandex Q
← Вернуться в раздел публикаций ERP

Наши предложения направлены на успех Вашего бизнеса
Автоматизация процессов - внедрение систем
Внедрение
PIM, PXM, DAM, MDM
B2B - B2C - D2C

  • Product Information Management
  • Product Experience Management
  • Digital Asset Management
  • Master Data Management
Создание сайтов
на CMS или Framework
B2B - B2C - D2C

  • Корпоративный сайт
  • Интернет-магазин
  • Корпоративный портал
  • Маркетплейс
Разработка личного кабинета покупателя
B2B - B2C - D2C

  • UX/UI
Настройка Сквозной аналитики
Сопровождение рекламных кампаний
B2B - B2C - D2C

  • End-to-end analytics
Внедрение
CRM
SAP, Oracle, Bitrix24, 1C
B2B - B2C - D2C

  • Customer Relationship Management
Внедрение
PLM
SAP, Oracle, Siemens B2B - D2C

  • Product Lifecycle Management
Внедрение
ERP
SAP, Oracle, 1C
B2B - B2C - D2C

  • Enterprise Resource Planning
  • Product Lifecycle Management
Внедрение
SCM
SAP, Oracle, IBM, 1C
B2B - B2C - D2C

  • Supply Chain Management System
Внедрение
BPMS
SAP, Oracle, IBM, Camunda
B2C - B2B - D2C

  • Business Process Management System
Как мы работаем
Оформляете запрос на КП
Предварительно изучим ваш проект и подготовим наше коммерческое предложение
Согласования договора
С техническим заданием и прописанными целями для проекта
Поэтапное выполнение
Услуги оказываются поэтапно, у вас будет больше времени на проверку
Проверка выполнения
Мы передаем все исходные материалы и параметры доступа с документацией
Прием работ
Получаете гарантийное обслуживание и консультацию по проекту
Мы рады рассмотреть Ваш проект прямо сейчас, для этого свяжитесь с нами
*На указанный Вами e-mail и телефон будут отправлены сообщения с подтверждением получения запроса. Если вы не получили сообщение в течение 24 часов, пожалуйста продублируйте на наш e-mail: info@websoftshop.ru (включено уведомительное автосообщение).

Не нашли, то что искали или хотели задать вопросы?

Напишите нам прямо сейчас
* обязательные поля
WhatsApp Telegram Viber Skype ICQICQ
+