Внедрение ERP системы контрольный список (чек-лист)

Данный контрольный список может редактироваться или дополняться в зависимости от особенностей бизнес процессов организации, технических требований, подключаемых систем. Но, как базовый ориентир вы можете использовать нами представленный список в этой статье.

Независимо от того, обновляете ли вы устаревшую систему или развертываете только первую ERP-систему вашей компании, потенциальное влияние ERP на жизнь сотрудников в компании довольно таки огромно. Важно изначально разработать надежную коммуникационную стратегию и план обучения до того момента, когда внедрение новой ERP системы станет свершившимся фактом. Такой подход обеспечит бесперебойную работу всего процесса и увеличит качественную вовлеченность сотрудников.

Следует подготовить план управления изменениями

Уточните, какую поддержку по внедрению предоставляет вам ваш поставщик.

• Управление проектом
• Настройки
• Перенос данных
• Консультирование
• Обучение

Спрогнозируйте затраты на внедрение и сформируйте бюджет для внедрения ERP

(в зависимости кто будет внедрять: поставщик, сторонние консультанты, сама компания, или совместно)

• Бизнес процессы
• Производственная часть
• Административная часть

Определите показатели, с помощью которых можно измерить качество внедрения ERP.

Создайте график для выполнения следующих шагов:

• Переноса данных
• Обучения пользователей
• Тестирования платформы
• Рабочие процессы

Создайте план взаимодействия

1. Перечислите потенциальные ошибки, которые могут быть самыми распространенными в работе, тем самым вы предупредите пользователей.
2. Перечислите способы коммуникации, где сотрудники могут задавать свои вопросы или высказывать опасения по поводу новой ERP.
3. Подготовьте расписание с целью обучения пользователей и заранее сообщите персоналу, а также сообщите, когда у персонала появятся рабочие места в ERP.

Привлеките команду с опытом внедрения ERP

Чтобы ваш проект стал успешным, необходимо привлечь опытных специалистов. Сбалансированная команда внедрения ERP должна иметь в своем составе людей с техническими и управленческими навыками. Это позволит компании быстрее продвигаться в комплексном внедрении платформы.

Внедрение ERP силами собственного персонала

Составьте план с требованиями к вашей группе внедрения:

• Управленческие требования
• Технические требования

Предложите стимулы для сотрудников компании занятых внедрением ERP.

Набор персонала:

• Наймите технических специалистов
• Найдите людей на руководящие должности
• Поставьте подготовленных сотрудников для ключевых групп пользователей

(Необязательно - желательно) нанять консультанта:

• Подготовьте список кандидатов
• Проведите собеседование
• Наймите консультанта
• Получите от консультанта одобрение бюджета на внедрения

Примерный список участвующих лиц в процессе внедрения ERP

Управленческий

• Руководитель проекта
• Помощник - консультант

Технический

• Аналитик приложения
• Разработчик приложения
• Инженер по тестированию приложений

Консультационный

• Сторонний консультант или консультант поставщика
• Продавец-консультант

Представители группы пользователей

• Цех / Производство
• Инженера / Техническая служба
• Склад
• Отдел продаж
• HR отдел
• Цепочка поставок / логистика
• Руководство
• Руководители отделов компании

Очистка и перенос подготовленных данных в ERP

Прежде чем ваши сотрудники смогут начать использовать новую систему ERP, вам необходимо перенести данные с вашей устаревшей системы. При этом имеет смысл все переносимые материалы проверить на актуальность и применимость в рамках ERP.

Очистите и проверьте свои данные:

1. Убедитесь, что контактные данные клиентов верны
2. Очистите избыточные внутренние данные, например устаревшие фотографии продуктов или информацию о бывших сотрудниках
3. Очистите избыточные внешние данные, например старые адреса поставщиков или неактуальные контакты клиентов

• Настройте базу данных
• Сопоставьте устаревших данные с новыми полями базы данных
• Перенести данные в новую систему
• Тестируйте и проверяйте устаревшие данные на актуальность

Тестируйте и проверяйте ввод новых данных, примеру:

• Данные по итогам инвентаризации (местонахождение товара, запас)
• Данные по производству (объемы заказа, необходимые детали и комплектующие, предполагаемая дата исполнения заказа)
• Данные по продажам (контакты покупателей, история заказов)
• Данные по кадрам (информация о заработной плате, льготы сотрудникам)

Обучение пользователей работе с ERP

Обучение необходимо для того, чтобы побудить сотрудников компании взаимодействовать с новой ERP-системой и не бояться, на ней работать. Подготовьте план обучения и консультации сотрудников!

Создайте план обучения сотрудников

1. Решите, какой тип обучения лучше всего подходит персоналу (например: электронный вариант обучения для офиса, плановые семинары для сотрудников цеха).
2. Определите потенциальных кандидатов в суперпользователи ERP.
3. Определите ключевые группы - пользователей, которым необходим процесс обучения.

Составьте график

• Определите крайний срок завершения обучения
• (НЕОБЯЗАТЕЛЬНО) можно продвигать игровые стимулы для успешного завершения обучения
• Решите, где будет проходить очное обучение
• Составьте график тестирования для очных занятий

• Руководство
• Руководители отделов
• Бухгалтерский учет и финансы
• Инженера
• САПР дизайнеры
• Рабочие производственного цеха
• Персонал склада
• Работники цепочки поставок
• Отдел продаж
• Персонал отдела кадров

Начало процесса

Существует ключевой секрет успешного запуска: это планирование.

Вы вероятно уже сделали что-то из выше написанного: ваши коллеги обучены работе в новой системе, все данные готовы для переноса, и у вас имеются ресурсы для реализации проекта внедрения.

Тем не менее, запуск потребует высокого уровня организации, так как вначале будет казаться, что все идет хаотично.

Поэтому предусмотрите:

• обратную связь с сотрудниками, если им что-то не понятно, или когда возникают сбои;
• подготовьте список специалистов из команды внедрения ERP, кому вы можете в случае сбоя или отклонения в работе системы обращаться;
• предусмотрите аварийный вариант работы, в случае вынужденной приостановки работы всей платформы или отдельных её модулей.

Список действий перед промышленным запуском

Проведите предварительные тесты программного обеспечения:

• Интеграционное тестирование (например, WMS, PLM, SCM)
• Функциональное тестирование
• Системное тестирование
• Нагрузочное тестирование
• Тестирование производительности
• Юзабилити-тестирование с ключевыми группами пользователей
• Приемочные испытания с ключевыми группами пользователей

Подготовьте расписание:

• На сверхурочную работу персонала
• Часы работы временного (вахтового) персонала
• График проверки скорости и надежности сети

Оценка успешности внедрения ERP

1. Была ли реализация в рамках бюджета?
2. Была ли реализация в рамках утвержденного графика?
3. Что было реализовано без сложностей?
4. Что пошло не так и что из этого можно извлечь?

Охватывают ли ключевые группы пользователей новую ERP? Если нет:

1. Почему?
2. Как лучше проводить переподготовку?

Непрерывный контроль после внедрения ERP

• Увеличился ли уровень производительности?
• Повысилась ли удовлетворенность клиентов?
• Уменьшается ли количество человеческих ошибок?
• Обеспечивает ли новая ERP - рентабельность инвестиций? Если да, то через, сколько месяцев вы это ощутили?
• Продолжают ли сотрудники использовать ERP в соответствии с планом или разрабатывают обходные пути?
• Требуется ли дополнительная подготовка и мотивация персонала?
• Вам требуется дополнительная функциональность в рамках ERP? Если да, то когда вы планируете добавление такой функции?

Залогом вашего успеха, является: планирование всего этапа внедрения системы ERP. Отнеситесь к этому очень внимательно. Успехов!

Читайте анонсы наших статей:

Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q