DAM или ECM: что лучше подойдет организации?
В наше время кажется, что всего у нас много. Как потребители, у нас больше гаджетов, продуктов и услуг, и порой мы не знаем, что с ними делать. Как компании, мы полагаемся на все большее количество контента, чем требовалось когда-либо прежде, с целью коммуникации и привлечения целевой аудиторией. Это в свою очередь оказывает влияние на объем обрабатываемых данных. Требует постоянного обновления цифрового опыта с помощью материалов о продукте и/или бренде, соответствующего контента и точной информации, вновь, чтобы привлечь клиентов к предложениям компании.
Когда все это «большое» накапливается, как вы можете организовать корпоративный контент и информацию, чтобы сделать материалы доступными для людей, команд и партнеров, которые больше всего в них нуждаются?
К счастью, технологии могут помочь. Сегодня мы поговорим о двух связанных с технологиями терминах — управлении корпоративным контентом, или ECM, и управлении цифровыми активами, или DAM. Эти два термина часто путают, потому что оба помогают в управлении контентом, но на самом деле у них разные роли в рабочих процессах. Давайте углубимся в каждый из них, чтобы узнать больше о том, что они из себя представляют, где они пересекаются и как оба могут помочь в ваших усилиях по созданию эффективного контента.
Что такое ECM система?
Управление корпоративным контентом (ECM - Enterprise Content Management) — это управление, организация и распространение контента (как правило, бизнес-контента) и информации на протяжении всего жизненного цикла активов, от создания контента и данных до архивирования и удаления.
В то время как ECM часто описывается как платформа поддерживающее управление бизнес-контентом, включая документы, контракты, счета-фактуры, квитанции и PDF-файлы, ECM также часто относится к различным дисциплинам, связанным с общим управлением контентом и информацией. Вот почему для поддержки ECM используется несколько технологий, включая систему управления контентом (CMS - Content Management System 
), систему управления рабочим процессом (WMS или WfMS - Workflow Management System), систему управления информацией (IMS - Information Management System), систему управления информацией о продуктах (PIM - Product Information Management ), систему управления цифровыми активами (DAM - Digital Asset Management), и целый ряд других платформ.
Что такое DAM система?
Управление цифровыми активами (DAM - Digital Asset Management ) — это практика администрирования, организации и распространения медиафайлов (также известных как визуальный контент). Программное обеспечение DAM поддерживает эти усилия, централизуя содержимое в безопасном месте с возможностью поиска.
Фокус DAM немного уже, чем ECM, поскольку это программное обеспечение обычно используется, чтобы упростить организациям управление и доступ к маркетинговому и творческому контенту, такому как рекламные видеоролики, изображения брендов, файлы дизайна и коммерческие материалы. Предприятие может использовать систему DAM как часть своей ECM-системы для хранения, организации и обмена бизнес-контентом, а не использовать инструмент для обмена файлами, такой как Google Drive, локальные серверы или внешние накопители и диски.
Разница (и взаимосвязь) между ECM и DAM
Разница между ECM и DAM может показаться немного запутанной, поскольку они оба помогают управлять, хранить и распространять файлы. Поэтому полезно думать о них с точки зрения содержимого, которое они хранят, и того, что необходимо для эффективного управления каждым типом содержимого. По своей сути, технологии ECM и DAM часто включают:
- Управление жизненным циклом контента
- Управление рабочим процессом
- Инструменты для совместной работы
- Управление цифровыми активами
- Управление информацией
Но если эти элементы присутствуют в нескольких технологиях, то какие из них вам действительно нужны? Это хороший вопрос.
При рассмотрении того, что должна уметь каждая система, проще всего подумать о типах контента, который у вас есть, и о том, что необходимо для управления им. Маркетинговый и творческий контент обычно включает в себя визуальные и видеоэлементы, и эти типы файлов требуют специальных функций для эффективного управления ими. То же самое можно сказать и о деловых документах. Поэтому при сравнении систем взгляните на функциональные возможности, необходимые для наилучшей поддержки вышеуказанных типов контента, в том числе, чтобы иметь:
- Надежные возможности поиска
- Гибкие метаданные
- Видимость рабочего процесса
- Контроль версий
- Конверсии на лету
- Делится ссылками и кодами для встраивания
- Аналитика на уровне активов
- Архивные опции
В зависимости от ваших потребностей в контенте вы будете искать определенные возможности, которые будут присутствовать в этих функциях. Например, если вы управляете визуальными и видеофайлами, вам, вероятно, понадобятся надежные параметры автоматического преобразования. Но если вы в основном работаете с текстовыми файлами, то несколько типов преобразования, скорее всего, не будут в вашем списке.
Преимущества ЕСМ
Чтобы по-настоящему понять преимущества ECM, вам нужно знать, чего с его помощью можно достичь. Создание стратегии ECM, учитывающей весь жизненный цикл корпоративного контента и данных, позволит учитывать людей, рабочие процессы, процессы и системы, задействованные от создания до архивирования. Знание этого поможет вам определить, какая технология или комбинация технологий необходимы для поддержки ваших усилий по управлению ECM.
Команды полагаются на ECM для:
- Управление документами
- Ведение документации
- Оптимизации рабочего процесса
- Автоматизации процессов
- Безопасного сотрудничества
- Управление рисками
- Повышения производительности
Преимущества DAM
Многие из преимуществ, присущих ECM, также применимы и к DAM, поэтому DAM часто является важной частью стратегии ECM. Однако есть и другие способы, с помощью которых система DAM может принести пользу вашей организации и усилиям ECM.
Команды полагаются на DAM для:
- Централизации контента
- Безопасного и настраиваемого структуры разрешений
- Простоты публикации контента
- Повторного использования и перепрофилирования усилий
- Видимости эффективности контента
- Постоянство бренда
- Объединение избыточных инструментов
Так какая технология вам более нужна?
Определение того, какое решение лучше всего подходит для управления корпоративным контентом и жизненным циклом данных, начинается с понимания уникальных обстоятельств и потребностей компании. Это включает в себя тип(ы) контента, которым сотрудники должны управлять, ваши текущие команды и процессы, любые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, и ваше видение будущего.
Благодаря своим надежным и гибким возможностям DAM часто является основополагающим элементом любой стратегии ECM. Если вы хотите узнать больше о том, как DAM может поддержать ваши усилия в области ECM, свяжитесь с нами .
«Web Soft Shop & Technologies» — закажите внедрение платформы DAM с интеграцией ECM-системы.
Читайте анонсы наших статей:
Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q
