Различия и преимущества использования PIM - ERP систем

Непрекращающаяся гонка за превышением общей производительности вынуждает предприятия постоянно поднимать планку межведомственного сотрудничества, коммуникации и обмена данными. Программные системы, такие как планирование ресурсов предприятия (ERP) и управление информацией о продуктах (PIM), продолжают заставлять организации собирать и распространять информацию о различных действиях, их статусе, перемещая данные по разным отделам.

Тем не менее, многие предприятия не понимают целей PIM и ERP, их преимуществ и степени, в которой они им нужны. Неверная оценка этой критичности может создать серьезные препятствия для достижения высоких темпов роста и производительности. Здесь мы разъясняем неясности, которые приводят к просчетам при выборе между системами PIM и ERP.

PIM — означает деловую практику, которая помогает организациям управлять информацией о своих продуктах в целях улучшения качества маркетинга и увеличения продаж, чтобы консолидировать точную, уместную, непротиворечивую и полную информацию о продукте, включая (но не ограничиваясь) спецификациями продукта, информацией о жизненном цикле продукта (данные могут передаваться с PLM-системы ), технические спецификации, цифровые активы, мультимедиа с DAM-платформы , метаданные продуктов и информацию, собранную из каждого внутреннего или внешнего источника или отдела, связанного с организацией; затем эта информация распространяется по всем точкам взаимодействия с клиентами. Платформа PIM помогает предприятиям становиться все более и более последовательными, соответствующими требованиям и эффективными благодаря беспрепятственному потоку надежной информации о продуктах от производства до цепочки поставок на рынок и, наконец, в руки конечных клиентов.

ERP — это программное обеспечение, используемое организациями для управления повседневными бизнес-процессами, такими как управление персоналом, бухгалтерский учет, соответствие требованиям, распределение, управление проектами, операции цепочки поставок (может быть встроена SCM-система ), управление рисками, управление взаимоотношениями с клиентами (сокращенно CRM система ) и т.д. ПО - ERP использует общий набор определений данных, которые работают с единой базой данных, функционирующей на интегрированной программной платформе. По большому счету, связывая воедино различные бизнес-процессы, ERP-система обеспечивает беспрепятственный поток данных. Программа собирает транзакционные данные из различных источников на предприятии, это помогает обеспечить максимальную целостность данных и обеспечить единый источник достоверности, тем самым устраняя дублирование данных. ERP широко используются для управления различными процессами в организациях любого размера или отрасли.

Появление PIM можно отнести к 1990-м годам, когда некоторые компании начали разрабатывать специальные системы, помогающие организациям продавать путем создания печатных каталогов. Вскоре, ворвался в массы интернет и штурмом захватил привычную розничную торговлю, ландшафт отраслей сильно изменился. Онлайн-продажи сделали печатные каталоги традиционными и примитивными, поскольку покупатели стали все больше искать нужные товары/услуги в Интернете.

PIM получила дальнейшее развитие с 2000 года, когда продажи через Интернет стали повсеместными; это стало не просто необходимостью, но возможностью. Вскоре на горизонте появились многоканальные продажи, и PIM считалась одной из лучших практик для B2C сферы, производителей, оптовиков и дистрибьюторов. Зависимость отрасли онлайн торговли от платформы PIM оказала такое влияние, что сегодня управление информацией о продуктах немыслимо для компаний, если компания желает конкурировать в многоканальном и омниканальном мире.

Появление систем ERP можно проследить с 1960-х годов, когда первые решения ПО были необходимы для контроля и управления запасами в обрабатывающей промышленности. Вскоре после этого появились системы планирования потребности в материалах (MRP), которые предназначались для планирования производства, составления графиков и управления запасами. За MRP последовало планирование производственных ресурсов или MRP-II, которое включало производственные процессы, такие как основной график производства, основные данные по номенклатуре, ведомость материалов, управление запасами, управление закупками и т.д. А к 1990 году данного класса системы включали в себя и другие модули, такие как бухгалтерский учет, финансы и управление персоналом. Именно тогда появились и начали использоваться ERP-системы. Примерно в то же время в 1990 году компания Gartner ввела термин ERP.

Основные особенности платформы PIM:

• Управление данными. PIM обеспечивает подачу превосходной информации о продуктах за счет консолидации данных в виде единого источника достоверной информации для поддержания высокого качества, точности, согласованности и полноты данных. Эта достоверная информация о продукте составляет основу всех коммерческих усилий предприятия в области маркетинга.
• Интеграция данных. В случае PIM интеграция между различными источниками информации о продуктах также остается критически важной. Независимо от того, являются ли источники внутренними (такими как приложения, системы или жесткие диски) или внешними (такими как поставщики, мобильные приложения, интернет-магазины), интеграция должна оставаться неизменной.
• Настраиваемость. Современная система управления информацией о продуктах (SDB-Panel ) гарантирует, что ее можно настраивать в соответствии с вашими существующими процессами и адаптировать к вашим будущим требованиям, будь то адаптация к вашим новым каталогам или при стратегии быстрого выхода на новый рынок. Настройка помогает в импорте/экспорте и управлении данными, а также в персонализации пользовательского интерфейса.
• Автоматизация. Платформа PIM предлагает организациям функции, предназначенные для автоматизации трудоемких, повторяющихся задач и оптимизации процессов. Это помогает выполнять массовые действия, отслеживать выполнение задач перед публикацией и проверять работу. Автоматизация помогает отделам/сотрудникам компании сконцентрироваться на своей основной деятельности и поиске творческих решений.

Основными особенностями платформы ERP являются:

• Сотрудничество между отделами. ERP обеспечивает взаимосвязь бизнес-подразделений и процессов во всей организации для бесперебойной работы. Например, при заказе нового продукта автоматически инициируется проверка кредитоспособности, делается запрос о наличии продукта, после чего обновляется график распределения. Наконец, после отправки выставляется счет-фактура.
• Готовность в режиме реального времени. Хорошо интегрированные отделы облегчают совместную работу в режиме реального времени, значительно экономя время при инициировании заказов клиентов. Как только заказ размещен, внутри отделов происходит быстрое движение, для которого критически важна готовность в режиме реального времени.
• Единая база данных. Единая база данных обеспечивает общие определения данных для всего предприятия, где на нее полагаются все отделы организации. Однако некоторые ERP-системы изолируют базу данных для повышения производительности.
• Отслеживание и видимость. Программное обеспечение ERP обеспечивает видимость в масштабах всего предприятия. Например, в сценарии цепочки поставок отслеживание продуктов от производителя до розничного продавца становится возможным благодаря обеспечению свободного потока информации между системами. ERP-системы поставляются с различными инструментами для отслеживания различных наборов данных для наблюдения за основными действиями.

Основные преимущества системы PIM:

• Сокращение времени выхода на рынок. За счет устранения ручных и повторяющихся задач в корпоративной экосистеме PIM помогает быстро выводить продукты на рынок для быстрой окупаемости инвестиций.
• Многоканальная коммерция. Распространяя согласованную информацию о продуктах по всем возможным каналам, предприятия могут обеспечить непрерывность покупок во всех точках взаимодействия с клиентами.
• Сокращение затрат. Повышение уровня автоматизации, объединение разрозненных объектов, интеграция между системами снижает использование корпоративных ресурсов, а выполнение сложных ИТ-задач значительно сокращает расходы.
• Улучшенная конверсия. Улучшенный клиентский опыт (CX), персонализированные продажи, доступность продукта в любое время поощряет лояльность клиентов, что часто приводит к увеличению средней стоимости заказа и ценности жизненного цикла клиента.
• Быстрый выход на новые рынки. Предоставляя высококачественные данные на нескольких языках, PIM позволяет предприятиям быстро запускать продукты (товары и услуги) в различных географических точках.

Основными преимуществами ERP-системы являются:

• Повышение производительности. Когда бизнес-процессы автоматизированы и оптимизированы, организации могут делать гораздо больше с меньшими ресурсами.
• Ускоренная отчетность. Ускорение подготовки финансовой, инвентаризационной и бизнес-отчетности помогает организациям быстро принимать решения и повышать производительность в режиме реального времени.
• Более глубокое понимание. Полная прозрачность всей цепочки создания стоимости помогает компаниям собирать жизненно важную информацию, чтобы находить ответы на критически важные потребности и готовиться к будущему.
• Снижение рисков. Благодаря синхронизированным операциям устанавливается лучший контроль над различными бизнес-подразделениями, чтобы обеспечить более строгое соблюдение требований, более точные прогнозы и предотвращение непредвиденных проблем.
• Упрощенное функционирование. Благодаря интегрированным приложениям ERP с общей базой данных ИТ-операции значительно упрощаются, что делает их более удобными для ключевых заинтересованных сторон из разных отделов.
• Сокращение времени и затрат. Автоматизация под управлением ERP помогает предприятиям сэкономить много времени и средств за счет автоматизации задач, сокращения количества ресурсов, повышения согласованности и точности для ускорения выхода на рынок.

Системы ERP и PIM могут работать в полной гармонии. ERP-система содержит множество информационных точек о различных ресурсах внутри предприятия, таких как логистика, продукты, клиенты, наличие запасов, расположение складов и цены. Платформы построены для отслеживания запасов продуктов, от движения внутри организации до момента их реализации. ERP предлагает совершенно иной взгляд на продукты, т.е. товарный вид, безразличный взгляд на маркетинг и продажи. Однако маркетинг, с другой стороны, постоянно ищет яркие описания продуктов и изображения, чтобы сделать продукты привлекательными.

Именно этот пробел и заполняет PIM. Система PIM берет информацию о продукте из системы ERP (и некоторых других систем) и обогащает ее, чтобы она соответствовала маркетингу и продажам. PIM находит и включает следующую информацию о продуктах:

• Описания продуктов
• Технические руководства
• Вес, цвет и размеры
• Учебная информация/видео
• Изображения продуктов и видео
• Информация о версии
• Таксономия
• Метаданные

PIM связывает эту информацию с несколькими выходными каналами для распространения согласованных, точных и привлекательных версий информации о продукте по каналам. Это также дает предприятиям возможность продавать продукты на многих языках одновременно в нескольких географических точках.

Другими словами, в отличие от ERP, которая рассматривает данные с реляционной точки зрения, PIM рассматривает информацию о продукте с точки зрения маркетинга, так что описательная, подробная информация о продукте предоставляется клиенту в ходе маркетинговых кампаний и коммуникаций. Вот почему ERP и PIM безупречно дополняют друг друга.

Например, производитель обуви выпускает обувь различных цветов и стилей, закупая детали у многих поставщиков. Как раз ERP — отличный выбор для предоставления чистых, унифицированных данных о закупках/поставщиках каждому отделу компании, от закупок до запасов, оплаты и складирования. Это помогает в создании эффективных корпоративных рабочих процессов, бизнес-процессов и поддерживает прозрачную отчетность и достоверный анализ. Допустим, шнурок постоянно распознается по размеру, названию детали, материалу, серийному номеру, номеру партии, номеру детали поставщика, стоимости и т. д. То есть этой информации достаточно, чтобы однозначно идентифицировать деталь в экосистеме компании. Однако, когда дело доходит до продажи каждой пары обуви, маркетологам необходимо создавать повествования и копии, связанные с цветами, вариациями и дизайном продукта. Платформа PIM обеспечивает большую гибкость, чтобы воплотить в жизнь такие соотношения продуктов.

1. Внедрение новой линейки продуктов. Данные о новой линейке продуктов обычно импортируются в систему ERP. Однако бывают случаи, когда новый продукт может иметь «новый» маркер продукта, тип информации, который ранее не имел отношения к существующей системе ERP, но который может быть отличным аргументом в пользу продажи. Однако создание нового поля ввода невозможно без вмешательства консультанта ERP, что может привести к значительным задержкам. Напротив, система управления информацией о продуктах не ограничена какими-либо предварительно определенными полями ввода, что означает, что контроль остается в руках менеджеров по продуктам и маркетологов. Таким образом, внедрение нового продукта и ввод его уникальных спецификаций никогда не бывает сложной задачей; а это значит для компании колоссальная экономия времени и усилий.
2. Изменение/обновление информации о продукте. В приведенном выше примере могут быть случаи, когда информацию о продукте необходимо обновить или изменить, например, в связи с новым соответствием законодательству, сертификацией или правительственным постановлением. При обновлении системы ERP, обновление каждого продукта во всей линейке продуктов может требовать много времени, ресурсов и даже быть подвержен ошибкам. Если у организации есть PIM, это будет просто однократное обновление информации в поле продукта, и эта информация будет автоматически каскадироваться на все последующие уровни и подуровни. Таким образом, организация мгновенно становится совместимой, информация автоматически обновляется, а объем ошибок устраняется.
3. Подготовка недавно приобретенных продуктов к продажам. Недавно приобретенные компанией продукты должны быть готовы к выходу на рынок, даже если их потенциал продаж не полностью известен. Дополняя существующий каталог в ERP, и тем самым отодвигая в сторону основные, хорошо продаваемые продукты, можно снизить общий уровень продаж. Однако, если в организации есть решение PIM , новые продукты можно ввести сразу. Продукты могут обходиться без ERP (не нарушая ее данных) и попадать к маркетологам, которые могут прощупать почву, используя данные о продуктах для продажи, что экономит время и снижает риски для бизнеса.
4. Когда для маркетинга необходимы подробные данные о продукте. Поскольку данные, хранящиеся в системе ERP, являются транзакционными, их можно передавать в каналы вывода, такие как веб-сайты, мобильные приложения и т.д. Но маркетинговые усилия часто требуют мультимедийного контента о продуктах, в том числе изображения, видео, анимация и другие мультимедийные файлы, чтобы продукт выглядел максимально полезным или привлекательным. Поскольку ERP-системы не предназначены для переноса такой информации, она извлекается из каждой системы или жесткого диска вручную. Если вместо этого используется платформа PIM, вся информация о продуктах уже становится консолидирована внутри нее. Таким образом, маркетологи могут сразу «опубликовать» эту информацию на нескольких каналах и на разных языках для достижения своих целей.
5. Поиск информации о продукте в ERP. Может быть небольшой компонент, аксессуар (скажем, определенного цвета и размера), используемый в продукте, который может не получить положительных отзывов. Поиск такого компонента может быть чрезвычайно сложным в системе ERP, поскольку он может не существовать в ней как функция. Это потому, что товар мог быть выгружен из файла Excel с одного из жестких дисков. В этом случае поиск такого компонента может стать кошмаром. Если на его месте есть система PIM, поиск в консолидированном хранилище данных о продукте, позволит немедленно обнаружить этот компонент. После этого его можно отправить обратно поставщику для замены или ремонта. Наконец, информация может быть быстро передана по всем выходным каналам.

Поскольку и PIM, и ERP обладают своим уникальным потенциалом, каждое их присутствие только усиливает другое. Интеграция PIM-ERP обеспечивает выполнение как основных важных внутренних функций, так и продаж, связанных с внешней электронной коммерцией. Некоторые из очевидных преимуществ интеграции:

Современные ERP-системы

Для управления запасами дают организациям обзор всех запасов сверху; всё это касается управления продуктами по уровням запасов и заказам. Напротив, PIM объединяет таксономии продуктов, классифицирует их по атрибутам и создает отношения между ними для оптимального маркетинга и распространения контента. В целом, в то время как ERP обновляет информацию о запасах, платформа PIM обеспечивает отображение расширенной и точной информации о продуктах по нескольким каналам.

Быстрая отправка данных партнерам

Партнерам, таким как дистрибьюторы или розничные продавцы, нужны не только четко изложенные важные данные о продуктах, но и маркетинговые данные, поскольку они в равной степени участвуют в процессе продажи продуктов. Как правило, все партнеры требуют, чтобы организации заполнили для них листы настройки элементов. Поскольку лист настройки товара представляет собой лист спецификации по каналам для данных о продукте, для него требуются данные как из ERP, так и из PIM, такие как GTIN (глобальный номер товара), UPC (универсальный код продукта), спецификации, атрибуты и другое содержимое продукта необходимый партнерам для успешных продаж.

Точность эффективного маркетинга/ценообразования

ERP управляет ценами на продукты всех видов, включая оптовую цену, минимальную рекламируемую цену (MAP - Minimum Advertised Price), цену на основе ролей и цену по категориям. Для продажи по разным каналам могут потребоваться разные ценники на продукты для разных получателей. Более того, цены могут меняться изо дня в день (в зависимости от предложений, акций, схем, курсов). ERP-системы могут эффективно предлагать важную информацию о ценах каждому отделу, но они могут не уделять особого внимания маркетингу/продажам. Но когда информация о продукте передается из ERP в PIM, создается база данных по продажам.

Более быстрая настройка и обогащение вариантов

Поскольку каждый вариант имеет уникальный SKU, в ERP они должны быть отдельными объектами. Однако ERP не обогащает и не классифицирует варианты с точки зрения продаж или обслуживания клиентов. Но когда настройка происходит в ERP, а дополнительные атрибуты, такие как изображения, анимация, маркетинговый контент, добавляются с помощью программного обеспечения PIM с точки зрения конкретного варианта, а затем вводятся в цифровые каталоги и страницы, это создает клиентам приятный опыт. Таким образом, интеграция PIM-ERP открывает путь к успеху в продажах и выводит компании на высокий уровень цифровизации своих бизнес-процессов.

Усовершенствованный общий мерчендайзинг

Поскольку ERP-система контролирует всю информацию о продажах, бухгалтерском учете и заказах, тем самым пользователи получают доступ ко всем основным данным. Платформа может помогать анализировать продукты, прогнозировать продажи, определять, какой продукт необходимо изъять с продажи, и изменять стратегии продаж - это важно, поскольку PIM не получает никакой информации (после продажи продуктов) о количестве продаж. Тем не менее, ERP-системы могут прогнозировать продажи на основе надежной информации и метрик и передавать их маркетологам, которые затем могут сформулировать маркетинговую стратегию. Таким образом, комбинация ERP и PIM системы может быть использована для разработки надежного и обоснованного плана мерчандайзинга.

Производитель и продавец автомобильных аксессуаров

Компания столкнулась с огромными проблемами в управлении информацией о продуктах, поскольку она была распределена по нескольким системам ERP и разрозненным источникам данных. Значительная доля ручной работы тратилась на создание карточки продукта, его обогащение и публикацию в различных каналах вывода. Существующая система также не соответствовала нормам ACES/PIES (которые необходимы для регулирования информации для правильной установки и выбора продукта). Чтобы решить эти проблемы, было принято решение внедрить PIM, создав единую платформу для управления всеми данными о продуктах и активами. Новая система автоматически получала организованные/неорганизованные данные о продуктах из различных источников и генерировала данные для распространяемых каналов и для поставщиков в стандартах ACES/PIES.

Продавец большого ассортимента потребительских товаров

Цель компании состояла в том, чтобы оптимизировать свои внутренние операции и координацию между различными отделами, контролируя потребление контента на консолидированной платформе и управляя своими десятками веб-сайтами и данными о продуктах. Была острая необходимость в интеграции с уже работающей корпоративной ERP SAP (для получения основных данных о продукте) и поддержке интеграции со всеми внешними системами (их несколько десятков). Потребовалось внедрить многосайтовую систему CMS и PIM для управления всем содержимым остальных веб-сайтов и информацией о продуктах на единой платформе путем централизации CMS, PIM и DAM для десятков веб-сайтов. SDB-Panel обеспечила более десятка внешних интеграций (в том числе с SAP ERP) благодаря надежной интеграции RESTful API, в том числе с внешними ERP поставщиков (у двоих использовался Oracle ERP). Новое решение обеспечило более быстрый выход на рынок, снижение общей стоимости владения, большую гибкость для внутренних отделов, улучшенный рабочий процесс утверждения с целью публикации и распространения качественного контента о продуктах компании.

Ваша компания нуждается в росте? Требуется масштабная цифровизация внутренних процессов организации? Наша команда высококвалифицированных специалистов предлагает современное надежное решение SDB-Panel .

Читайте анонсы наших статей:

Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q