Документация проекта на разработку — внедрение

Руководителям проектов - известно о необходимости наличия проектной документации. Каждый документ проекта должен быть ясным и точным, постоянно обновляться по мере необходимости, с тем, чтобы соответствовать цели проекта. Подготовка проектной документации, как и управление всей номенклатурой на протяжении всего жизненного цикла проекта, имеет решающее значение для достижения успеха в реализации проекта.

Проектная документация требуется для любых проектов, как по масштабу (малых, средних, крупных), так и в области реализации: разработка ПО, внедрение цифровых систем, создание сайтов, услуги маркетинга.

Термин относится к специальным документам по эффективному управлению проектом, и называется проектная документация, данные документы могут создаваться и дополняться на протяжении всего жизненного цикла проекта. Все документы, как: план проекта, бюджет проекта, график проекта - определяют необходимые действия, процедуры и дают рекомендации, которым должны следовать участники команды проекта.

Проектная документация всегда преследует несколько целей - это планирование проекта, эффективное управление затратами и/или управление рисками. Более того, существуют определенные по своей специфики проектные документы, которые создаются на определенном этапе реализуемого проекта, поскольку данные документы закладывают основу для последующего шага/этапа. К примеру, план по управлению проектом требуется создать до начала фазы реализации самого проекта.

ПО для управления проектами помогает дополнительно систематизировать и с точностью обмениваться информацией между участниками, что имеет решающее значение для достижения успеха создаваемого проекта. Project Manager — является, программным обеспечением для эффективного управления работой, обладает неограниченным хранилищем файлов, позволяет легко и быстро обмениваться документацией по разрабатываемому продукту со всей командой и другими заинтересованными сторонами. А, все многочисленные представления создаваемого проекта, для надежности, используют единый источник информации, это обеспечивает общее понимание по стадиям проекта.

Каждый проект уникален по своему, некоторые различаются по размеру и сложности, а некоторые требуют более детальной и полной проектной документации, другие наоборот, обходятся только самой необходимой проектной документацией. Обычно создаются следующие документы на протяжении всего жизненного цикла реализуемого проекта.

• Инициация проекта, это: Устав проекта куда входит и краткое изложение сути проекта, экономическое обоснование, повестки совещаний по проекту.
• Планирование проекта, это: детальный план управления проектом, наличие структуры разбивки работ, утвержденный бюджет проекта, согласованный график проекта, наличие плана управления изменениями, составленный план управления содержанием, предусмотренный план управления рисками.
• Выполнение проекта, это: понятные отчеты о состоянии проекта, наличие шаблонов извлеченных уроков, утвержденные расписания, структурированные запросы на изменение, четкие заказы на изменение.
• Мониторинг и контроль проекта, это: ясный отчет о состоянии проекта, наличие шаблона извлеченных уроков, утвержденные табели учета рабочего времени (с учетом разницы времени).
• Закрытие проекта, это: утвержденный шаблон закрытия проекта, подготовленный список недостатков.

Представленный порядок и перечень документов может быть как дополнен, так и уменьшен в зависимости от масштаба и сложности Проекта.

Проектная документация, одновременно раскрывает порядок (метод) реализации Проекта, его стадии, распределяет участников по стадиям реализации Проекта, помогает определить четкие критерии приема реализуемых частей проекта.

Бриф проекта — краткая версия плана всего проекта, документ предназначен для межфункциональной команды или заинтересованным лицам, которым на данном этапе не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, в тоже время, следует иметь представление о самом проекте: наличие цели, бюджета, роли и обязанности среди иных ключевых аспектов.

Бесплатно по запросу на Проект.

Требования к проекту — обозначенные цели и спецификации, ожидаемые от реализуемого проекта, кроме того, это помогает убедиться, что все заинтересованные стороны понимают ожидания.

Бесплатно по запросу на Проект (допускается подписания NDA).

Обзор проекта — контрольный документ, где излагаются наиболее важные и ценные аспекты проекта, среди них: сроки реализации, основные этапы, предполагаемый бюджет, роли и обязанности участников.

Бесплатно по запросу на Проект (допускается подписания NDA).

Техническое задание — ключевой документ относимый к функциональной и дизайн части проекта, в документе не определяются участники и методы реализации, в тоже время отражаются этапы реализации, имеются подробные описания технических особенностей. Документ может быть поделен на Главы, каждая глава может включать конкретные задания для отдельно взятых этапов, например, могут быть задания: по исследованию и аналитике бизнес-процесса, дизайну, разработке функционала, интеграции по REST API - ESB, поисковой оптимизации, html-верстке, тестированию.

Техническое задание, может включать прототипы (например, на Axure), схемы, примеры, отдельную главу для MVP-версии проекта.

Доступно после подписания Договора, стоимость подготовки от 30,000 ₽ (допускается подписания NDA).

Устав проекта — подготавливается на этапе инициации проекта, помогает заложить основу для плана проекта. Руководителям проектов - удобен устав проекта, возможностью предоставить заинтересованным сторонам, краткий обзор сути проекта.

Бизнес-кейс как и устав самого проекта, дает экономическое обоснование — документ, непосредственно создается на этапе инициации, позволяет убедить и донести до участников проекта в ценности проектируемого решения, развернуто объясняя очевидные потенциальные выгоды, которые могут принести компании.

Устав команды — документ по эффективному управлению проектом, в нём показываются роли, дается описание обязанности, ожидаемые результаты и имеющиеся ресурсы команды проекта. Такой документ помогает менеджерам проектов заведомо понять предельную рабочую нагрузку, знать цели каждого члена команды с целью лучшего планирования ресурсов.

Предложение по проекту — документ для управления проектом, здесь содержится краткий обзор по ключевым областям проекта. Основная цель данного документа — убедить (потенциально) заинтересованных лиц в ценности описываемого проекта на этапе инициации. Важно, внимательно подготовить и сделать его убедительным документом, обязательно следует выделить основные преимущества, цели и требования.

Доступно в рамках Договора по проекту.

Базовый уровень расписания проекта, позволяет определять график выполнения поставленных задач по проекту. График ещё может включать в себя необходимые дополнительные сведения, как: ресурсы требуемые для каждой из задач, кто конкретно за неё несет ответственность, резервы или временные резервы проекта, критический путь. Диаграмма Ганта — можно считать, идеальным инструментом для создания подробного детального расписания проекта.

Доступно в рамках Договора по проекту.

Бюджет проекта — служит важным документом в управлении проектом. Для создания необходимо оценить всю стоимость проекта (иногда оценка дается поэтапная), включая: затрачиваемый труд, необходимые материалы, используемое оборудование и собственно все, что необходимо для успешного выполнения проекта.

Доступно в рамках Договора по проекту.

План проекта — наиболее полный из всех документов по эффективному управлению проектом, в нем как правило собраны документы по проекту, созданные ещё на этапе планирования проекта. Например, план проекта должен включать бюджет и график проекта.

Доступно в рамках Договора по проекту.

План коммуникации — прозрачно устанавливает все согласованные правила для эффективной коммуникации между всеми членами команды и заинтересованными сторонами реализуемого проекта. План определяет используемые в работе каналы связи, включает график связи, дополнительно роли и обязанности участников, с целью качественно оптимизировать процесс связи на всём протяжении жизненного цикла проекта.

Доступно в рамках Договора по проекту.

Документ позволяет учесть и зарегистрировать все потенциальные риски по проекту, включает в себя краткое описание потенциального воздействия каждого из них и вероятность возникновения. Реестр рисков служит важным для руководителей проектным документом, поскольку данный документ предоставляет заинтересованным лица важную информацию для плана управления рисками, собственно который содержит все сопутствующие документы, стратегии, в том числе рекомендации по управлению рисками.

Доступно в рамках Договора по проекту.

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент эффективного управления проектами, поскольку позволяет проверять состояние проекта в любой момент времени и при необходимости обмениваться всеми данными с заинтересованными сторонами, что помогает поддерживать общую информацию в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии бывают краткими и довольно часто содержат только наиболее важную для участников информацию.

Доступно в рамках Договора по проекту.

Заявление о содержании детально определяет необходимые действия, выполняемые в перспективе для завершения проекта. Данный документ используется менеджерами проектов, с целью сообщить всем заинтересованным сторонам, как и что будет сделано, а возможно что и не будет сделано, для того, чтобы ожидания участников были ясны с самого начала. Является частью плана управления содержанием, как всеобъемлющего документа, в нём объясняются ключевые процедуры и рекомендации, которые относятся к содержанию проекта.

Каждый раз необходимо создавать специальную проектную документацию в конце каждого этапа закрытия проекта. Связано это с тем, что руководителям проектов важно закрывать ранее подписанные контракты, далее создавать документ «извлеченные уроки», стремиться получать официальное письменное одобрение заинтересованных сторон среди иных важных задач. Обязательно следует задокументировать, чтобы ничего не потерялось.

Доступно в рамках Договора по проекту.