Руководство по отображению метаданных в системе DAM

Если вы хотите куда-то добраться как можно быстрее, вы наносите свой маршрут на карту. То же самое верно и для навигации по вашей системе управления цифровыми активами (DAM - Digital Asset Management).

Метаданные обеспечивают поиск в системе управления цифровыми активами (DAM). Без этого цифровые активы становятся недоступными для поиска и, в конечном счете, непригодными для использования. Но мы знаем, что ввод метаданных может занять много времени. Так как же обеспечить максимально быстрый ввод метаданных и отображение метаданных?

Хотя поля метаданных могут обновляться по отдельности, этот процесс может быть утомительным и медленным. Управление метаданными требует разных подходов для разных процессов загрузки. Сопоставление метаданных является одним из таких подходов и позволяет одновременно назначать большие объемы метаданных из другого источника либо автоматически, непрерывно, либо в виде однократного импорта.

Давайте рассмотрим, как подойти к настройке сопоставления метаданных:

• Поймите, где ваша информация уже существует
• Определите, какие типы отображения вы будете использовать
• Работайте со своей командой в DAM

Чтобы сопоставить метаданные, сначала необходимо определить структуру метаданных (начните с понимания параметров метаданных в вашей системе и работайте со своей командой над созданием таксономии метаданных). Оттуда начните получать метаданные, которые уже существуют в вашей организации и инструментах. Затем начните отображать свой процесс, чтобы привести его в соответствие со своей структурой.

Давайте рассмотрим некоторые моменты, которые следует учитывать при планировании процесса картирования.

1. Поймите, где ваша информация уже существует

У вас, вероятно, есть много метаданных в существующих источниках и системах, но вы, возможно, еще не называете их «метаданными». Если вы используете стоковые фотографии или снимаете сами, скорее всего, к этим активам уже прикреплены метаданные. Извлечение метаданных из других инструментов, таких как система управления информацией о продукте (PIM - Product Information Management) или внутренняя система контента, позволит согласовать информацию на разных платформах и уменьшить несоответствия. Определение того, где уже существуют метаданные, сократит дублирование усилий при маркировке активов в вашей системе DAM.

2. Определите, какие типы отображения вы будете использовать

Когда дело доходит до сопоставления метаданных, есть несколько вариантов на выбор. Вооружившись пониманием того, откуда могут быть извлечены ваши данные, вы сможете сузить круг наиболее подходящих для вас вариантов.

Однократный импорт: этот тип импорта часто используется для перемещения метаданных из одного инструмента DAM в другой или для обновления метаданных ресурсов, которые уже существуют в системе DAM. Однократный импорт использует электронную таблицу XLS или CSV для добавления метаданных на основе уникального квалификатора, скорее всего, имени файла актива. При использовании этого варианта импорта основная часть работы выполняется до импорта. Но как только он готов, поля и значения метаданных заполняются одновременно, что делает его отличным вариантом для уникальной маркировки метаданных.

Импорт по имени файла: если у вас есть стандартное соглашение об именах файлов и стандартные значения метаданных, метаданные могут непрерывно и автоматически сопоставляться с файлами метаданных с помощью сценария, работающего в фоновом режиме вашей системы DAM. Значения перечислены в электронной таблице XLS и сопоставлены с элементами, используемыми в имени файла. Например, если имя файла 12345_white_31032023_III, сопоставление метаданных может быть следующим:

• Номер задания: 12345
• Цвет: белый
• Дата: 31.03.2023
• Фотограф: Иванов Иван Иванович

Автоматический импорт: если вы работаете с цифровыми фотографами, использующими такие приложения, как Adobe Bridge, Lightroom или Photoshop, автоматический импорт может значительно сэкономить время. Метаданные XMP, IPTC или Exif, уже захваченные с каждой фотографией, автоматически сопоставляются с системой DAM при загрузке. Фотографы также могут добавлять метаданные в фотоприложения, и эти поля могут быть сопоставлены непосредственно с существующими полями в системе DAM. Это особенно полезно при работе с фотографами-фрилансерами, поскольку они вводят всю информацию в свои инструменты в процессе редактирования, а затем метаданные передаются в систему DAM при загрузке. Это избавляет администратора DAM от необходимости тратить время на отслеживание конкретных деталей для каждой съемки.

Импорт API: это наиболее универсальный импорт, поскольку он настраивается в зависимости от конкретных инструментов и потребностей организации. Импорт API позволяет командам создавать собственную интеграцию для динамического обновления метаданных из таких источников, как платформа PIM или система управления контентом (CMS - Content Management System), в платформу DAM в режиме реального времени. Команды также могут выбирать частоту импорта метаданных на основе своих внутренних рабочих процессов. Этот тип импорта лучше всего подходит для синхронизации информации между всеми инструментами, используемыми в организации.

3. Работайте со своей командой DAM

Наконец, вам нужно будет интегрироваться к DAM, чтобы настроить сопоставление. Некоторые инструменты, такие как одноразовый импорт, автоматически включаются в подписку, а для интеграции API потребуется помощь ИТ-команды для настройки. Определите, кто в вашей организации или сторонние IT-специалисты должны участвовать в реализации вашей мечты по сопоставлению метаданных.

Когда дело доходит до сопоставления метаданных, следите за возможностями оптимизации и быстрого продвижения. Объедините усилия с другими инструментами и найдите варианты, которые лучше всего подходят для ваших текущих процессов и рабочих процессов. Это обеспечит бесперебойную работу ваших метаданных и поможет вам оптимизировать весь рабочий процесс творческой команды .

Метаданные действительно являются источником жизненной силы системы DAM, поэтому важно разработать качественные метаданные, которые позволят вашим коллегам быстро находить то, что они ищут. Вы также захотите использовать другие принципы повышения эффективности, такие как контролируемые списки словарного запаса и рекомендации по метаданным изображений. Понимание ваших параметров метаданных сделает ваши метаданные оптимизированными и эффективными.

Если вы ищете новое решение DAM и хотите узнать, как мы обрабатываем метаданные, свяжитесь с нами для получения консультации .

Читайте анонсы наших статей:

Почитать наши архивные публикации можно и в Yandex Q